קצת הרבה על תכנון אירוע חוץ (חלק א')

החלטתם על אירוע חוץ בקרוב אז רגע לפני שאתם מתחילים בתהליך הרעיונות לאירוע, כדאי שתיקחו את הטיפים הבאים בחשבון:

1. כמות האנשים – אתם חייבים לדעת כמה אנשים מוזמנים לאירוע שלכם. ממש כמו באירוע באולם אירועים. עשו רשימה מסודרת עם כל החברים והמשפחה, ובכך בערך תקבלו אינדיקציה כמה אנשים אמורים להגיע לאירוע שלכם. למה זה חשוב? כך נדע להיות מתוכננים היטב מבחינת הציוד הנדרש. זה משפיע על המחיר הכללי, יחד עם הציוד המרכזי. משפיע על זמני ההובלה, וכו' (לדוג' כמות ההובלה – האם מדובר במשאית אחת? או 2 משאיות? )

2. בחירת המיקום הנכון – לאחר שיש לנו מושג כמה אנשים מגיעים, נבחר את המקום הנכון. – בית פרטי – אירוע ביער פסטרולי – אירוע בלב המדבר – אירוע בחוף הים וכן הלאה, כך נדע בדיוק כיצד להתארגן בהתאם, עם הציוד המתאים, כגון: – ציליות – מערכות חימום או מערכות קירור – מגיני רוח – שירותים ניידים וכדומה.

3. חלוקת המתחם לאזורים – לאחר שבחרנו את המקום המתאים לאירוע, יש לחלק אותו לאזורים בצורה נכונה ומחושבת: מתחם הסעודה, מתחם הריקודים, החופה (אם זו חתונה), הבמה והדיג’יי, שירותים ניידים לאורחים, מטבח בשטח, אזור להלבשה או מנוחה אם יש צורך לבעלי האירוע ועוד. אזור ביטחון ובטיחות במקרה הצורך – חובה.

4. מערכת החשמל במקום – האם קיים חשמל? או שצריך גנרטור? כל זה חובה לדעת בהקדם האפשרי, על מנת שנוכל להתארגן ולהקים תשתית חשמל איכותית ומקצועית שתוכל להחזיק את כל האלמנטים במרחב. תכנון נכון של האירוע, יביא להקמה מדויקת של מערכת החשמל בשטח, וימנע תקלות אפשריות. למשל, תקלה שעשויה לקרות: חם בשטח יותר משחשבנו, ואנו מעוניינים לחבר מצננים “ספייר” כלומר תוספת מערכות קירור לאורחים, במידה ולא התארגנו על מערכת חשמל איתנה, הכח החשמלי לא יספיק כדי להפעיל את כל המצננים בשטח.

5. בחירת סוג וזמן האירוע. אירוע ערב / אירוע יום / התאמת השטח לנדרש. תאורה? או ציליות? קירור? חימום? ההחלטה בסעיף זה היא החלטה קשה אך חשובה מאד! לאירוע יום יש את היתרונות שלו, וגם לאירוע ערב. ערב הוא קסום יותר, אירוע יום הוא קליל יותר, מה שבטוח: חובה להתארגן כראוי! מפני שזה משנה את *כל* מערך הציוד לאירוע. צריך להתארגן על גרילנדות תאורה בכל השטח, החל מאיזור החניה, דרך השירותים, ועד לרחבת הריקודים ומתחם הסעודה. לכן, יש לשקול ולקחת סעיף זה בחשבון, הרבה לפני תאריך האירוע.

6. תאורה – במידה ואכן בחרנו באירוע ערב, יש לקחת בחשבון את סוגי ההארה בשטח. האם אנחנו רוצים גרילנדות פשוטות, או גופי תאורה מיוחדים, צפים, מרחפים, עמדות תאורה ועוד ועוד… יש מגוון פתרונות להארה.

המשיכו לחלק ב' לעוד נקודות סופר חשובות.

צרו קשר ונתכנן יחדיו את האירוע חוץ הקסום שלכם