קצת הרבה על תכנון אירוע חוץ (חלק ב')

חשבתם שסיימנו? אז קחו עוד כמה נקודות חשובות בתכנון אירוע חוץ:

7. שטח למטבח – נכון, כבר דיברנו על זה בסעיף 3, אבל המטבח הוא סעיף חשוב ביותר! איננו אחראים על שירותי ההסעדה, כמובן, אך אנחנו חייבים להקצות את השטח הנכון והמספיק למטבח כדי שיתפעל כראוי! האם אתם מזמינים חברת קייטרינג? האם המטבח הוא בישול בשטח ממש? או בישול חלקי? אילו סוגי תנורי חימום יהיו? פלטות רגילות? תנורי חימום? טבון? או אפילו לעמדות ה”בופה” שיהיו מפוזרות בשטח – פלטות טיגון? גלגל שווארמה? הכל חשוב, ואת הכל יש לקחת בחשבון.

8. מתחם השירותים – גם על זה דיברנו בסעיף 3 – אך הוא סעיף שצריך לדבר עליו בפסקה משלו. השירותים. שירותי אורחים – כמות עמדות השירותים תלויה בכמות האורחים שיהיו בשטח. האם לעשות שירותים לגברים בנפרד ונשים בנפרד? יש מגוון פתרונות לשירותים ניידים. כגון: שירותים כימיים פשוטים, או שירותים מפוארים יותר, העשויים ממכולה, או ממבנה נייד. כמובן שלכל אחד מהבחירות שנעשה יש השפעה על המחיר, לכן גם את זה צריך לקחת בחשבון.

9. הקמת המתחם לאירוע יום לפני – חשוב חשוב חשוב!!! לא לחכות עם זה. המתחם חייב להיות מסודר ומוכן כבר יום לפני, עם כל התפאורה, הציוד, האביזרים, והכל ממש. אתם לא רוצים לחץ ביום האירוע שלכם. לכן, חשוב שתוודאו שהחברה שאתם עובדים איתה, יודעת ומסוגלת להקים את המתחם כבר ביום של לפני האירוע, כדי שלכם – יהיה את הרוגע והבטחון הדרושים לשקט הנפשי שלכם. ממש הכל. מתחם המטבח, השירותים, הכסאות והשולחנות מסודרים, חיבורי החשמל, התפאורה, כל האביזרים והציוד וכן הלאה. וביום האירוע – כל שנותר לעשות הוא: להשלים מה שחסר, לעשות חיבורים אחרונים, לסדר את השולחנות, התפאורה, ושאר הציוד – ופשוט – להכין את הכל לאירוע.

10. בחירת הספקים הנכונים – זה אמנם הסעיף שמופיע בין האחרונים, אבל הוא בעצם הסעיף שצריך להופיע ראשון – כי הוא הכי חשוב. – ספקים של הקמת האירוע בשטח – השכרת ציוד, השולחנות, הכיסאות, מצננים, פתרונות הצללה, אביזרי חימום, תאורה, שירותים, ועוד… בזה כמובן, לא מתפשרים! כי זה ממש העיקר.

11. בדיקת בטיחות- חשוב לבצע בדיקת בטיחות במקום האירוע לפני האירוע עם מומחה בתחום. זה יכול לכלול בדיקה של מערכת החשמל, ציוד אבטחה, תמיכה רפואית ועוד.

12. מעקב ובקרה בזמן אמיתי- הקצאת צוות שיבצע מעקב ובקרה על האירוע בזמן אמיתי יכולה להבטיח תגובה מהירה לאתגרים שעשויים לצוץ במהלך האירוע ולפעול לפי הצורך.

בעזרת הטיפים וההמלצות הללו, תוכל לתכנן ולהפעיל אירוע חוץ מוצלח שייענה לציפיות וישדרג את חווית המשתתפים.

צרו קשר לעוד נקודות חשובות ורעיונות